Tras la entrada en vigor de la Ley 11/2023, de 8 de mayo de digitalización de actuaciones notariales y registrales, son varias las cuestiones que se plantean en torno a las novedades que contiene en relación a la actuación notarial.
The Technolawgist ha hablado con Juan Galdón, notario, acerca de las principales aportaciones de esta ley.
Los notarios llevan años sirviéndose de los avances tecnológicos en la prestación de sus servicios: ¿Háblanos de la Sede Electrónica Notarial creada en 2004?
La Sede Electrónica Notarial (SEN) fue el primer gran paso en la digitalización de los servicios notariales en nuestro país. Tradicionalmente, la función notarial, así como todas las comunicaciones que se producían entre las diferentes notarías y entre estas y las diferentes administraciones y organismos públicos, se realizaban en soporte físico y mediante copias también físicas. Pues bien, a través de la SEN, todas las notarías pasaban a poder realizar comunicaciones entre sí, con Registros Públicos, así como con Administraciones Públicas, mediante la remisión de copias electrónicas, siempre con las máximas garantías de seguridad e integridad del documento notarial.
La ley 11/2023 que acaba de entrar en vigor en España es un hito: ¿Por qué es tan importante?
Porque, si en su día la implantación de la SEN fue “el primer gran paso en la digitalización de los servicios notariales”, la aprobación de la ley que citas es el último y más grande hito en la materia, como bien dices. Esta ley abre un abanico de posibilidades que, en mi opinión, todavía está por definir. Como veremos, va a tener una aplicación práctica inmediata, pero, adicionalmente, siembra un campo de cultivo para la prestación de nuevos servicios y para un mejor funcionamiento de los ya existentes, que permitirán a la función notarial evolucionar, en mi opinión, para bien. Estoy pensando, por ejemplo, en todas aquellas ventajas de tener un protocolo electrónico “vivo” que evolucione con todas las escrituras autorizadas por cualquier notario nacional y que le afecte directa o indirectamente.
¿Cuáles son para ti las principales aportaciones de la Ley 11/2023?
Las principales aportaciones son dos:
- La posibilidad de autorizar ciertos documentos por videoconferencia: Se ha establecido un sistema que permite autorizar, con las máximas garantías en la identificación de los comparecientes y en la integridad del documento notarial, determinados documentos mediante un sistema de videoconferencia. Estos documentos vienen enumerados en el nuevo artículo 17 ter de la Ley del Notariado e incluyen, como documentación más frecuente, los poderes especiales, los poderes para pleitos, documentación mercantil (constitución de sociedades, poderes mercantiles y actos societarios varios) y las pólizas bancarias.
- La creación de un protocolo electrónico: se crea, con fecha 9 de noviembre de 2023, un protocolo electrónico, que quedará depositado en un servidor seguro a cargo del Consejo General del Notariado (CGN), y que contará con una reproducción exacta de todas las escrituras notariales autorizadas por cualquier notario desde esa fecha.
¿Están preparadas las notarías para esta mayor digitalización?
Sin ninguna duda. A mi me gusta decir que los cambios notariales siempre son “lentos pero seguros”. Son lentos porque, por un lado, somos funcionarios públicos con acceso a información muy sensible y que afectan a todos los ciudadanos que acuden a nuestros despachos profesionales. Ese carácter público de nuestra función exige que todo cambio esté amparado por la correspondiente normativa legal y, muchas veces, por su correspondiente desarrollo reglamentario. Pero son seguros porque, el contenido, la sensibilidad y el volumen de la información a la que los notarios tenemos acceso implica que no pueda dejarse nada al azar y todos estos avances se hacen con las mayores garantías en cuanto a seguridad del tratamiento y conservación de la misma. Sin ir más lejos, para la implantación del protocolo electrónico y para la autorización de documentos mediante videoconferencia, se ha contratado a los mayores expertos en ciberseguridad y el sistema notarial ha obtenido la más alta calificación en la materia otorgada por los organismos nacionales. Calificación solo compartida por las bases de datos de institutos como, por ejemplo, el de las Fuerzas Armadas.
El trato personal del notario ha sido siempre esencial: ¿Crees que esta ley reducirá la presencialidad en las notarías?
En absoluto. Uno de los pilares esenciales de la función notarial ha sido siempre el asesoramiento que se hace al cliente por parte del notario y, en mi opinión, en las cosas importantes de la vida, todos buscamos la proximidad y el trato cercano con los profesionales que nos atienden. A modo de ejemplo, no hay más que ver lo que sucede en el ámbito de la medicina. Existe la posibilidad de realizar visitas mediante videoconferencia, pero, cuando una persona está mal de verdad, todos queremos acudir a la consulta de nuestro médico para recibir su diagnóstico.
Una persona que entra en una notaría es una persona que está comprando un servicio: seguridad jurídica en un problema que le atañe. Mientras que lo que encuentra es a un notario que ofrece ese servicio: una alta formación jurídica y el convertir un problema ajeno en propio. Eso es muy difícil de sustituir por un trámite telemático.
Además, la posibilidad de realizar trámites notariales por videoconferencia no excluye la posibilidad de seguir haciendo estos trámites presencialmente. Es simplemente una posibilidad más a la que podrán acudir los clientes de nuestros despachos. Piensa, por otro lado, que esta funcionalidad de autorizar instrumentos públicos mediante videollamada, va a estar limitada por dos aspectos: en primer lugar, porque los documentos susceptibles de autorizar mediante videollamada están muy acotados y no incluyen algunos de los documentos notariales más frecuentes como son los testamentos, poderes generales, compraventas o herencias. Y, en segundo lugar, porque todos los cambios requieren de un tiempo prudencial para su implantación efectiva, desde un punto de vista práctico en el ciudadano. Hay muchos ciudadanos que no conocen estas modificaciones legislativas y otros que, aun conociéndolas, no se verán capacitados para dar el salto.
La formación en habilidades tecnológicas es ya una exigencia de todo profesional: ¿Cómo definirías el perfil de los equipos de las notarías del futuro?
Efectivamente, el personal de las notarías requiere, ya a día de hoy, de una formación informática que le permita cumplir con todas las obligaciones (comunicaciones a Administraciones Públicas) con todos los procedimientos (Autorización de instrumentos públicos por videoconferencia) y con todos aquellos servicios adicionales (Tramitación de impuestos) de los que venimos hablando y de otros muchos de los que no hemos tenido ocasión. Y esta exigencia ha venido para quedarse. El notariado cree en esta digitalización en el ejercicio de nuestra función, siempre que ésta no implique un menor valor de la misma, y en esta línea va a seguir. Pues bien, contestando a tu pregunta, el perfil de los empleados de notaría debe ser el de una persona capaz de dar solución a estas necesidades de todo despacho, incluyendo la capacidad de cumplir con todos estos procesos informáticos. Podríamos clasificar, de una manera muy simplista, a todos los empleados de notaría en tres categorías: oficiales, administrativos y empleados dedicados a tramitación. Los tres grupos tienen necesidades formativas muy diferentes, pero comparten la necesidad de tener una formación informática mínima elevada, porque, en todos los niveles de funcionamiento del despacho notarial, será imprescindible la misma.
