Legal operations significa gestionar las actividades legales internas como un negocio, enfocándose en competencias como la gestión financiera o el análisis y diseño de servicios para hacer que el derecho sea eficiente, efectivo y adecuado:
1. Legal Operations: Se trata de la adopción de una mentalidad orientada a los “datos” para la realización del trabajo legal. Los equipos que adoptan esta forma de trabajar son equipos legales que analizan de manera sistemática la función legal, controlando en detalle los gastos en asesores externos, el tiempo que se invierte en dar respuesta a un cliente una vez se ha recibido su petición y los tiempos que se emplean en ejecutar un contrato. Se miden todos los procesos y aspectos del día a día de un abogado para poder tomar decisiones informadas con datos verificables.
2. Head of Legal Operations: Suele depender directamente del General Counsel (CG) y por lo general es miembro del equipo superior de gestión jurídica o del comité ejecutivo. Trabajará en directa relación con el CG y éste debe facultarlos para tomar decisiones críticas en nombre del equipo legal y, autorizarlo para introducir cambios de procesos potencialmente difíciles para mejorar la eficiencia del equipo jurídico. Se les exigirá tener una formación jurídica, de consultoría financiera o de gestión del cambio, junto con una comprensión de la gestión de proyectos y de las nuevas tecnologías.
3. Legal operations team/ core competencies: Corporate Legal Operations Consortium (CLOC) define así las 12 competencias básicas de un equipo de Legal Operations: https://cloc.org/what-is-legal-operations/.
4. Legal Project Management: Aunque algunos trabajos jurídicos no siguen un proceso establecido, este proyecto serviría para desglosarlos, mapearlos y comprenderlos en su conjunto de manera más detallada. Los equipos de operaciones legales están buscando cada vez más personas con habilidades de análisis de negocios y gestión de proyectos para ayudar en este sentido.
5. Lean Six Sigma: Es una metodología orientada a la mejora de procesos, con el propósito de aumentar la rentabilidad y productividad de los mismos. Tiene su origen en el modelo japonés Kaizen cuyo objetivo principal es la mejora continua de procesos.
La filosofía de fondo de esta metodología es suprimir todos aquellos aspectos del proceso que impidan o dificulten que el producto no cumpla con los requerimientos del cliente, reduciendo con ello al máximo sus defectos en la entrega final.
6. ‘Lessons Learned’: Se trata de una medida incorporada post-project y que va encaminada a organizar una serie de sesiones para compartir experiencias y mejorar el trabajo en futuros proyectos similares.
7. Risk Management: Cada vez es más frecuente que el Head of Legal Operations asuma la responsabilidad de la propiedad de los datos que se encuentran en poder del equipo legal y dentro de sus sistemas. También pueden ser responsables de asegurar que los abogados cumplan con las políticas y procesos establecidos por la organización, así como de autorizar las solicitudes de acceso a los datos.
8. Cross-functional alignment: La contratación de nuevo software precisará la autorización del Head of Legal Operations y, para ello, deberá crear una relación continua y permanente entre departamentos, siendo ésta especialmente relevante con el departamento de IT.
9. Productos plug and play: Es una expresión coloquial para describir productos informáticos que funcionan tan pronto como se conecta con el sistema del ordenador, sin necesidad de personalización, ni instalaciones especialmente complejas o sofisticadas.
10. Change Management: Se espera que el equipo de Legal Operations sea experto en la gestión del equipo legal a través del cambio y que ellos mismos sean agentes de cambio.
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